Kişisel Verileri İmha ve Saklama Politikası

KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMASI VE İMHASI POLİTİKASI

AMAÇ ve KAPSAM

Kişisel verilerin korunması, saklanması ve imhası VARDAR DANIŞMANLIK (bundan sonra ŞİRKET olarak anılacaktır) için büyük hassasiyet arz etmekte olup şirketimizin öncelikleri arasındadır.

Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikası ile müşterilerimizin, potansiyel müşterilerimizin, web sitesi kullanıcılarının, çalışanlarımızın, çalışan adaylarımızın, ŞİRKET eski çalışanlarının, şirket hissedarlarının, şirket yetkililerinin, ziyaretçilerimizin kişisel verilerinin 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nda (Kanun) ve General Data Protection Regulation’da (GDPR) öngörülen düzenlemelere göre toplanması, işlenmesi ve korunması ilkeleri belirlenmektedir.

İlgili mevzuat kapsamında gerekli imha çalışmalarının yapılmasına ilişkin çerçeve ve esasları açıkça belirlenmiştir. Kişiler Verilerin Korunması Kanunu’nun (“Kanun”) 7nci maddesinin üçüncü fıkrasında “Kişisel verilerin silinmesine, yok edilmesine veya anonim hale getirilmesine ilişkin usul ve esaslar yönetmelikle düzenlenir” hükmü yer almaktadır. Bu hüküm ve Kanun’un 22 nci maddesinin birinci fıkrasının (e) bendine istinaden Kişisel Verileri Koruma Kurulu (“Kurul”) tarafından Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik (“Yönetmelik”) hazırlanmış olup 28 Ekim 2017 tarihli ve 30224 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanmıştır.

Yukarıdaki düzenlemeye dayanarak hazırlanan bu Saklama ve İmha Politikasının amacı, ŞİRKET’in faaliyetlerinin yürütülmesi sırasında müşterilerimize, potansiyel müşterilerimize, tedarikçilerimize, web sitesi kullanıcılarına, çalışanlarımıza, çalışan adaylarımıza, ŞİRKET eski çalışanlarına, şirket hissedarlarına, şirket yetkililerine, ziyaretçilerimize ait, tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin, Yönetmeliğe uygun şekilde silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesine ilişkin usul ve esasları belirlemektir.

TANIMLAR

Kanun	07.04.2016 tarih ve 29677 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu
Yönetmelik	28.10.2017 tarihli ve 30224 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmeliğini
Kişisel Veri	Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi
İlgili Kişi	Kişisel verisi işlenen gerçek kişi
Kurul	Kişisel Verileri Koruma Kurulu
Kayıt Ortamı	Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu her türlü ortam
Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikası	www.vardardanismanlik.com.tr adresinden ulaşılabilecek, ŞİRKET elinde bulunan kişisel verilerin yönetilmesine ilişkin usul ve esasları belirleyen politika
Alıcı Grubu	Veri sorumlusu tarafından kişisel verilerin aktarıldığı gerçek veya tüzel kişi kategorisi
Açık Rıza	Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza
İmha	Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi
Anonim Hale Getirme	Kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi
Çalışan	ŞİRKET personeli
Elektronik Ortam	Kişisel verilerin elektronik aygıtlar ile oluşturulabildiği, okunabildiği, değiştirilebildiği ve yazılabildiği ortamlar
Elektronik Olmayan Ortam	Elektronik ortamların dışında kalan tüm yazılı, basılı, görsel vb. diğer ortamlar
Hizmet Sağlayıcı	ŞİRKET ile belirli bir sözleşme çerçevesinde hizmet sağlayan gerçek veya tüzel kişi
İlgili Kullanıcı	Verilerin teknik olarak depolanması, korunması ve yedeklenmesinden sorumlu olan kişi ya da birim hariç olmak üzere veri sorumlusu organizasyonu içerisinde veya veri sorumlusundan aldığı yetki ve talimat doğrultusunda kişisel verileri işleyen kişiler
Kişisel Veri İşleme Envanteri	Veri sorumlularının iş süreçlerine bağlı olarak gerçekleştirmekte oldukları kişisel verileri işleme faaliyetlerini; kişisel verileri işleme amaçları, veri kategorisi, aktarılan alıcı grubu ve veri konusu kişi grubuyla ilişkilendirerek oluşturdukları ve kişisel verilerin işlendikleri amaçlar için gerekli olan azami süreyi, yabancı ülkelere aktarımı öngörülen kişisel verileri ve veri güvenliğine ilişkin alınan tedbirleri açıklayarak detaylandırdıkları envanteri
Kişisel Verilerin İşlenmesi	Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, saklanması, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hale getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem
Özel Nitelikli Kişisel Veri	Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkumiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verilerini
Periyodik İmha	Kanunda yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda kişisel verileri saklama ve imha politikasında belirlenen ve tekrar eden aralıklarla re’sen gerçekleştirilecek silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemin
Veri İşleyen	Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak veri sorumlusu adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişi
Veri Sorumlusu	Kişisel verilerin işlenme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt isteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişi
Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi	Veri sorumlularının Sicile başvuruda ve Sicile ilişkin ilgili diğer işlemlerde kullanacakları, internet üzerinden erişilebilen, Başkanlık tarafından oluşturulan ve yönetilen bilişim sistemi
VERBİS	Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi

KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANDIĞI ORTAMLAR

ŞİRKET nezdinde saklanan kişisel veriler, ilgili verinin niteliğine ve hukuki yükümlülüklerimize uygun bir kayıt ortamında tutulur.

Kişisel verilerin saklanması için kullanılan kayıt ortamları genel itibariyle aşağıda sayılanlardır. Ancak, bir kısım veriler sahip oldukları özel nitelikler ya da hukuki yükümlülüklerimiz nedeniyle burada gösterilen ortamlardan farklı bir ortamda tutulabilir. ŞİRKET her halde veri sorumlusu sıfatıyla hareket etmekte ve Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’na, Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikası’na ve işbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası’na uygun olarak işlemek ve korumaktadır.

Elektronik Ortamlar:

Sunucular (Etki alanı, yedekleme, e-posta, veritabanı, web, dosya paylaşım vb.)
Yazılımlar (Ofis yazılımları, portal, VERBİS)
Bilgi güvenliği cihazları (güvenlik duvarı, saldırı tespit ve engelleme, günlük kayıt dosyası, antivirüs vb)
Kişisel bilgisayarlar (Masaüstü, dizüstü)
Mobil cihazlar (Telefon, tablet vb)
Optik diskler (CD, DVD vb)
Çıkartılabilir bellekler (USB, Hafıza Kart vb)
Yazıcı, tarayıcı, fotokopi makinesi.
Görüntü Kayıt Cihazı

Elektronik Olmayan Ortamlar:

Kağıt
Manuel veri kayıt sistemleri (anket formları, ziyaretçi giriş defteri, yetkili satıcı formları, İnsan Kaynakları form ve dilekçe örnekleri, özlük dosyaları, fatura ve mutabakatlar, sözleşme suretleri vb)
Yazılı, basılı, görsel ortamlar.
Birim dolapları
Arşiv alanları

SAKLAMA VE İMHAYA İLİŞKİN AÇIKLAMALAR

ŞİRKET tarafından; müşteri, müşteri adayı, tedarikçi, tedarikçi çalışanı, müşteri, müşteri çalışanı, çalışan, çalışan yakını, çalışan adayı, ziyaretçi verileri ile kurum veya kuruluşların çalışanlarına ait kişisel veriler Kanuna uygun olarak saklanır ve imha edilir. Bu kapsamda saklama ve imhaya ilişkin detaylı açıklamalara aşağıda sırasıyla yer verilmiştir.

Saklamaya İlişkin Açıklamalar

Kanun’un 3. maddesinde kişisel verilerin işlenmesi kavramı tanımlanmış, 4. maddesinde işlenen kişisel verinin işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ölçülü olması ve ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli süre kadar muhafaza edilmesi gerektiği belirtilmiş, 5 ve 6. maddelerde ise kişisel verilerin işleme şartları sayılmıştır.

Saklamayı Gerektiren Hukuki Sebepler

ŞİRKET’te ticari faaliyetleri çerçevesinde işlenen kişisel veriler, ilgili mevzuatta öngörülen süre kadar muhafaza edilir. Kanunlarda böyle bir süre öngörülmemişse, ilgili veri işleme süreci ve bu süreçte işlenen verinin olası ihtilaflarda delil vasfı da göz önüne alınarak ‐ zamanaşımı def’inin ileri sürülmesi gereken bir hak olması nedeniyle‐ kanuni zamanaşımı süresi kadar muhafaza edilir.

Bu kapsamda kişisel veriler;

6698 sayılı Kişisel verilerin Korunması Kanunu,
6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu,
6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu,
5651 sayılı İnternet ortamında Yapılan Yayınların Düzenlenmesi ve Bu Yayınlar Yoluyla İşlenen Suçlarla Mücadele Edilmesi Hakkında Kanun,
6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu,
4857 sayılı İş Kanunu,
5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu
213 Sayılı Vergi Usul Kanunu
1774 Sayılı Kimlik Bildirme Kanunu
Bu Kanunlar Uyarınca yürürlükte olan diğer ikincil düzenlemeler

çerçevesinde öngörülen saklama süreleri veya ilgili sürecin ihtilafa konu olması muhtemelse azami olarak ilgili kanundaki zamanaşımı süresi kadar saklanmaktadır. Herhangi bir ihtilafa konu olması mümkün görülmeyen süreçlerde ise ŞİRKET tarafından makul süre Veri Sorumluları Sicili Hakkında Yönetmelik, Kurul kararları ve rehberleri ışığında belirlenir.

Saklamayı Gerektiren İşleme Amaçları

Kişisel veriler, ŞİRKET tarafından özellikle,

Ticari faaliyetlerin sürdürülebilmesi,
Hukuki yükümlülüklerin yerine getirilebilmesi,
Çalışan haklarının ve yan haklarının planlanması ve ifası
Yasal düzenlemelerin gerektirdiği veya zorunlu kıldığı şekilde, hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesini sağlamak

için Kanun ve diğer ilgili mevzuatta belirtilen sınırlar çerçevesinde saklanmaktadır.

Ayrıca, ŞİRKET’un, faaliyetleri çerçevesinde işlemekte olduğu kişisel verilere ilişkin saklama amaçları aşağıda detaylı şekilde belirtildiği şekildedir.

Mevzuatta kişisel verilerin saklanmasının açıkça öngörülmesi,
İlgili kişilerin açık rızasının alınmasını gerektiren saklama faaliyetleri açısından ilgili kişilerin açık rızasının bulunması.
İnsan kaynakları süreçlerini yürütmek.
Kurumsal iletişimi sağlamak.
Müşterilerle ve Potansiyel müşterilerle ilişkilerin yürütülmesi.
Sözleşmeler ve protokollerin ifası.
Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamında ilgili kişilerin talep ve şikayetlerin sonuçlandırılması,
Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamında gerekli teknik önlemlerin alınmasını temin etmek (veri yedekleme, silme yok etme işlemlerinin kayıt altına alınması, erişim log kayıtlarının tutulması vb.),
Yasal düzenlemelerin gerektirdiği veya zorunlu kıldığı şekilde, hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesini sağlamak.
ŞİRKET ile iş ilişkisinde bulunan gerçek/tüzel kişilerle irtibat sağlamak.
Şirket içi raporlamalar yapmak.
Fiziksel mekan ve çalışan güvenliğini temin etmek.
Kişisel verilerin kişilerin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla ŞİRKET’un meşru menfaatleri için saklanmasının zorunlu olması,
İleride doğabilecek hukuki uyuşmazlıklarda delil olarak ispat yükümlülüğü.

İmhayı Gerektiren Sebepler

Kişisel veriler;

İşlenmesine esas teşkil eden ilgili mevzuat hükümlerinin değiştirilmesi veya ilgası,
İşlenmesini veya saklanmasını gerektiren amacın ortadan kalkması,
Kanun’un 5. ve 6. maddelerindeki kişisel verilerin işlenmesini gerektiren şartların ortadan kalkması,
Kişisel verileri işlemenin sadece açık rıza şartına istinaden gerçekleştiği hallerde, ilgili kişinin açık rızasını geri alması,
Kanunun 11. maddesi gereği ilgili kişinin hakları çerçevesinde kişisel verilerinin silinmesi ve yok edilmesine ilişkin yaptığı başvurunun ŞİRKET tarafından kabul edilmesi,
ŞİRKET’un, ilgili kişi tarafından kişisel verilerinin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi talebi ile kendisine yapılan başvuruyu reddetmesi, verdiği cevabı yetersiz bulması veya Kanun’da öngörülen süre içinde cevap vermemesi hallerinde; ilgili kişinin Kurula şikâyette bulunması ve bu talebin Kurul tarafından uygun bulunması,
Kişisel verilerin saklanmasını gerektiren azami sürenin geçmiş olması ve kişisel verileri daha uzun süre saklamayı haklı kılacak herhangi bir şartın mevcut olmaması,

durumlarda, ŞİRKET tarafından ilgili kişinin talebi üzerine ya da re’sen silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.

TEKNİK ve İDARİ TEDBİRLERİ

Kişisel verilerin güvenli bir şekilde saklanması, hukuka aykırı olarak işlenmesi ve erişilmesinin önlenmesi ile kişisel verilerin hukuka uygun olarak imha edilmesi için Kanunun 12. maddesiyle Kanunun 6. maddesi dördüncü fıkrası gereği özel nitelikli kişisel veriler için Kurul tarafından belirlenerek ilan edilen yeterli önlemler çerçevesinde ŞİRKET tarafından teknik ve idari tedbirler alınır.

Teknik Tedbirler

ŞİRKET tarafından, işlediği kişisel verilerle ilgili olarak alınan teknik tedbirler aşağıda sayılmıştır.

Bilgi teknolojileri sistemleri tedarik, geliştirme ve bakımı kapsamındaki güvenlik önlemleri alınmaktadır.
Bulutta depolanan kişisel verilerin güvenliği sağlanmaktadır.
Güncel anti‐virüs sistemleri kullanılmaktadır.
Güvenlik duvarları kullanılmaktadır.
Sızma testi uygulanmaktadır.
Kişisel veri içeren ortamların güvenliği sağlanmaktadır.
Kişisel veriler yedeklenmekte ve yedeklenen kişisel verilerin güvenliği de sağlanmaktadır.
Kullanıcı hesap yönetimi ve yetki kontrol sistemi uygulanmaktadır.
Kurum içi periyodik ve/veya rastgele denetimler yapılmakta ve yaptırılmaktadır.
Çalışanlar için yetki matrisi oluşturulmuştur.
Görev değişikliği olan ya da işten ayrılan çalışanların bu alandaki yetkileri kaldırılmaktadır.
Veri işleyen hizmet sağlayıcılarının, veri güvenliği konusunda farkındalığı sağlanmaktadır.

İdari Tedbirler

ŞİRKET tarafından, işlediği Kişisel verilerle ilgili olarak alınan idari tedbirler aşağıda sayılmıştır;

Kişisel veri işleme envanteri hazırlanmıştır.
Kurum içi periyodik ve rastgele denetimler yapılmaktadır.
İlgili Kişileri Aydınlatma Yükümlülüğü Yerine Getirilmektedir.
Çalışanlar için veri güvenliği hükümleri içeren disiplin düzenlemeleri mevcuttur.
Çalışanlar için veri güvenliği konusunda belli aralıklarla bilgilendirme yapılmaktadır.
Veri işleyen hizmet sağlayıcılarının, veri güvenliği konusunda farkındalığı sağlanmaktadır.
Mevcut risk ve tehditler belirlenmiştir.
Kişisel veriler mümkün olduğunca azaltılmaktadır.
Çalışanlarla ve dış ilişkide olunan kişilerle gizlilik taahhütnameleri yapılmaktadır.
İmzalanan sözleşmeler veri güvenliği hükümleri içermektedir.
Kişisel veri güvenliği politika ve prosedürleri belirlenmiştir.
Kişisel veri güvenliği sorunları hızlı bir şekilde raporlanmaktadır.
Kişisel veri içeren fiziksel ortamlara giriş çıkışlarla ilgili gerekli güvenlik önlemleri alınmaktadır.
Kişisel veri içeren fiziksel ortamların dış risklere (yangın, sel vb.) karşı güvenliği sağlanmaktadır.
Erişim, bilgi güvenliği, kullanım, saklama ve imha konularında kurumsal politikalar hazırlanmış ve uygulamaya başlanmıştır.

KİŞİSEL VERİLERİ İMHA TEKNİKLERİ

İlgili mevzuatta öngörülen süre ya da işlendikleri amaç için gerekli olan saklama süresinin sonunda kişisel veriler, ŞİRKET tarafından re’sen veya ilgili kişinin başvurusu üzerine yine ilgili mevzuat hükümlerine uygun olarak aşağıda belirtilen tekniklerle imha edilir.

Kişisel Verilerin Silinmesi

Kişisel veriler aşağıdaki yöntemlerle silinir:

Veri Kayıt Ortamı	Açıklama
Sunucularda Yer Alan Kişisel Veriler	Sunucularda yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler için sistem yöneticisi tarafından ilgili kullanıcıların erişim yetkisi kaldırılarak silme işlemi yapılır
Hizmet Olarak Uygulama Türü Bulut Çözümleri	Bulut sisteminde verileri silme komutu vererek silinir. Anılan işlem gerçekleştirirken ilgili kullanıcının bulut sistemi üzerinde silinmiş verileri geri getirme yetkisinin olmadığına özellikle dikkat edilecektir.
Elektronik Ortamda Yer Alan Kişisel Veriler	Elektronik ortamda yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler, veritabanı yönetici hariç diğer çalışanlar (ilgili kullanıcılar) için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilir.
Fiziksel Ortamda Yer Alan Kişisel Veriler	Fiziksel ortamda tutulan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler için evrak arşivinden sorumlu birim yöneticisi hariç diğer çalışanlar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilir. Ayrıca, üzeri okunamayacak şekilde çizilerek/boyanarak/silinerek karartma işlemi de uygulanır.
Taşınabilir Medyada Bulunan Kişisel Veriler	Flash tabanlı saklama ortamlarında tutulan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler, sistem yöneticisi tarafından şifrelenerek ve erişim yetkisi sadece sistem yöneticisine verilerek şifreleme anahtarlarıyla güvenli ortamlarda saklanır.

Kişisel Verilerin Yok Edilmesi

Kişisel veriler, ŞİRKET tarafından aşağıda verilen yöntemlerle yok edilir:

Veri Kayıt Ortamı

Açıklama

Fiziksel Ortamda Yer Alan Kişisel Veriler

Kağıt ortamında yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler, kağıt kırpma makinelerinde veya arşiv alanlarında yakılarak geri dönülemeyecek şekilde yok edilir.

Optik / Manyetik Medyada Yer Alan Kişisel Veriler

Optik medya ve manyetik medyada yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenlerin eritilmesi, yakılması veya toz haline getirilmesi gibi fiziksel olarak yok edilmesi işlemi uygulanır.

Kişisel Verilerin Anonim Hale Getirilmesi

Kişisel verilerin anonim hale getirilmesi, kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilse dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilmeyecek hale getirilmesidir. Kişisel verilerin anonim hale getirilmiş olması için; kişisel verilerin, veri sorumlusu veya üçüncü kişiler tarafından geri döndürülmesi ve/veya verilen başka verilerle eşleştirilmesi gibi kayıt ortamı ve ilgili faaliyet alanı açısından uygun tekniklerin kullanılması yoluyla dahi kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemez hale getirilmesi gerekir.

SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ

7.1. Genel Esaslar

ŞİRKET tarafından, faaliyetleri kapsamında işlenmekte olan kişisel verilerle ilgili olarak;

Süreçlere bağlı olarak gerçekleştirilen faaliyetler kapsamındaki tüm kişisel verilerle ilgili kişisel veri bazında saklama süreleri Kişisel Veri İşleme Envanteri;
Veri kategorileri bazında saklama süreleri VERBİS’e kayıtta;
Süreç bazında saklama süreleri ise Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikasında yer alır.

7.2 İlgili Kişinin Kişisel Verilerinin Silinmesi ve Yok Edilmesi Talebi ve Silme‐

Yok Etme Süreleri

İlgili kişi, Kanunun uygulanmasıyla ilgili taleplerini ŞİRKET Başvuru formunu kullanmak suretiyle yazılı olarak veya Kurul’un belirleyeceği diğer yöntemlerle ŞİRKET’e iletir.

ŞİRKET, başvuruda yer alan talepleri, talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç 30 gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırır. Ancak, işlemin ayrıca bir maliyeti gerektirmesi hâlinde, Kurulca belirlenen tarifedeki ücret esas alınabilir.

ŞİRKET talebi kabul eder veya gerekçesini açıklayarak reddeder ve cevabını ilgili kişiye yazılı olarak veya elektronik ortamda bildirir. Başvuruda yer alan talebin kabul edilmesi hâlinde ŞİRKET tarafından gereği yerine getirilir. Başvurunun ŞİRKET’in hatasından kaynaklanması hâlinde alınan ücret ilgiliye iade edilir.

İlgili kişi, işbu Politika’da ŞİRKET’e başvurarak kendisine ait kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini talep ettiğinde;

Kişisel verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmışsa; ŞİRKET talebe konu kişisel verileri siler, yok eder veya anonim hale getirir. ŞİRKET, ilgili kişinin talebini en geç 30 gün içinde sonuçlandırır ve ilgili kişiye bilgi verir.
Kişisel verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmış ve talebe konu olan kişisel veriler üçüncü kişilere aktarılmışsa ŞİRKET bu durumu üçüncü kişiye bildirir; üçüncü kişi nezdinde Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik kapsamında gerekli işlemlerin yapılmasını temin eder.

Kişisel verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmamışsa, bu talep ŞİRKET tarafından gerekçesi açıklanarak reddedilebilir ve ret cevabı ilgili kişiye en geç 30 gün içinde yazılı olarak ya da elektronik ortamda bildirilir.

7.3 Periyodik İmha

ŞİRKET, kişisel verileri silme, yok etme veya anonim hale getirme yükümlülüğünün ortaya çıktığı tarihi takip eden ilk periyodik imha işleminde, kişisel verileri siler, yok eder veya anonim hale getirir. Yönetmeliğin 11 inci maddesi gereğince ŞİRKET, periyodik imha süresini 6 AY olarak belirlemiştir. Buna göre, ŞİRKET’te her yıl ocak ve temmuz aylarında periyodik imha işlemi gerçekleştirilir.

SÜREÇ BAZINDA SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ TABLOSU

Süreç	Saklama Süresi	İmha Süresi
Sözleme Akdedilmesi	Sözleşmenin sona ermesinden itibaren 10 yıl	Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Teklif Süreci	1 yıl	Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Çalışanların sistem ve yazılımlara tanımlanması / tahsis / erişim yetkisi verilmesi	İş akdi devam ettiği sürece kontrollü olarak gerçekleştirilir.	Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Portallere kullanıcı tanımlama	Hukuki ilişki devam ettiği sürece	Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Etkinlik ve Toplantı Katılımcılarının Kaydı	Sözleşmenin sona ermesini takiben 10 yıl	Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Mahkeme / İcra / İdari mercilerin bilgi taleplerinin cevaplanması	İşlem tarihinden itibaren 10 yıl	Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
İnsan Kaynakları Süreçlerinin Yürütülmesi	İş akdinin sona ermesinden itibaren 10 yıl	Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Çalışan eğitimleri	İş güvenliğine yönelik alınan mesleki eğitim kayıtları 15 yıl – diğer eğitimleri 10 yıl	Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Çalışan adaylarına ilişkin veriler	Başvuru tarihinden itibaren 1 yıl	Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
İş sağlığı ve güvenliği mevzuatı kapsamında toplanan verileri	Çalışanlar için iş ilişkisinin sona ermesine müteakip 15 yıl, tedarikçi çalışanları için ilişkinin sona ermesinden itibaren 10 yıl	Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
KVKK Süreçleri	İlgili sürecin tamamlanmasından itibaren 15 yıl	Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Posta – Kargo işlem kayıtları	1 yıl	Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
İşyeri Kamera Kayıtları	Saklanmıyor	Derhal imha edilir.
İletişim faaliyetlerine ilişkin rehber ve sair kayıtlar	Son iletişim tarihinden itibaren 10 yıl	Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Teknik bilgi talepleri, Müşteri şikayetlerinin yanıtlanması	Son işlem tarihinden itibaren 10 yıl	Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde

POLİTİKA’NIN YAYINLANMASI ve SAKLANMASI

Politika, ıslak imzalı (basılı kağıt) ve elektronik ortamda olmak üzere iki farklı ortamda yayımlanır, web sitesinde kamuya açıklanır. Basılı kağıt nüshası da ŞİRKET bünyesinde dosyasında saklanır.

GÜNCELLEME VE UYUM

ŞİRKET, Kanunda yapılan değişiklikler nedeniyle, şirket kararları uyarınca ya da sektördeki ya da bilişim alanındaki gelişmeler doğrultusunda Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikasında ya da işbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikasında değişiklik yapma hakkını saklı tutar.

İşbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikasında yapılan değişiklikler derhal metne işlenir ve değişikliklere ilişkin açıklamalar politikanın sonunda açıklanır.

POLİTİKANIN YÜRÜRLÜĞÜ

Politika, ŞİRKET’in ……………………………………………… internet sitesinde yayınlanmasının ardından yürürlüğe girmiş kabul edilir.